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bü-tec GmbH setzt auf schlanke Verwaltung mit FlowManager Invoice
Transparenz der Bearbeitung
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„So haben wir uns die Bearbeitung von Eingangsrechnungen immer vorgestellt“

Managed-Print-Services im Rhein-Main-Gebiet mit dem Schwerpunkt im Raum Wiesbaden und Koblenz sind das Geschäft der Firma bü-tec.Im Mittelpunkt steht immer die Optimierung der Arbeitsprozesse des Kunden.
Nach dem positiven Wachstum der letzten Jahre hinkten jedoch die eigenen Verwaltungsabläufe dem gewünschten Vorbildcharakter gegenüber den Kunden hinterher.




„Wir waren irgendwie unzufrieden, wussten jedoch nicht, wie wir die Sache angehen sollten“ meint Olaf Tomac, Leiter der Verwaltung. „Schließlich verfügt ein mittelständisches Unternehmen nicht über die Personalressourcen, um Monate lang ein Projektteam mit der Analyseaufgabe zu betrauen.“ Der Lösungsansatz kam von unerwarteter Seite durch Empfehlung eines Geschäftspartners: Bereits im ersten Gespräch und einer Produktvorführung der Lorenz Workflow-Lösung zur Rechnungsbearbeitung fand man sich wieder. Der besondere Ansatz, nicht ein ergebnisoffenes Projekt zu initiieren, sondern ein fertiges Produkt für diesen Arbeitsprozess einzusetzen, hat bü-tec begeistert. „Die Lösung für unsere Verwaltungsmodernisierung war sofort nach dem ersten Kontakt zu Lorenz zum Greifen nah“ erinnert sich Geschäftsführer Winfried Jantz.

Die Entscheidung zur Einführung von FlowManager für die Rechnungsbearbeitung im Hause bü-tec fiel dann auch, typisch für ein dynamisches mittelständisches Unternehmen, sehr schnell. Bereits zwei Monate nach der Entscheidung begann die praktische Arbeit in der Pilotphase. Die papiergebundene Bearbeitung der Rechnungen an den zwei Standorten Wiesbaden und Koblenz war ein echtes Hemmnis für schlanke Abläufe. Darüber hinaus wirkte sich die Einbeziehung des Steuerbüros wegen des Papiertransportes für die Buchhaltung nicht sehr beschleunigend auf den Prozess aus.


Olaf Tomac (Ltg. Verwaltung) und Thomas Neumann (Ltg. Vertragswesen) sind mit den neuen Arbeitsabläufen sichtlich zufrieden.

Von Anfang an war jedoch das Steuerbüro in die Modernisierung einbezogen, prüfte die gesetzlichen Anforderungen und erkannte die Chancen, die in der neuen Arbeitsweise liegen. Heute arbeiten Steuerbüro und die Standorte der bü-tec, dank der digitalen Rechnungen so, als handele es sich um ein einziges Unternehmen mit nur einem Standort. „Wir haben unser Steuerbüro zur Buchhaltungsabteilung gemacht“ freut sich Winfried Jantz.

Heute werden alle Rechnungen zentral in Wiesbaden gescannt und wandern dann elektronisch zur sachlichen Prüfung und Freigabe von Mitarbeiter zu Mitarbeiter – sekundenschnell, statt innerhalb von Tagen.
Nachdem die sachliche und rechnerische Prüfung der Rechnungen im Hause bü-tec stattgefunden hat, erfolgt die Freigabe der Rechnungen durch die Geschäftsleitung. Das kann dann auch schon einmal am Wochenende im Home-Office des Geschäftsführers erfolgen – eine browserbasierende Benutzeroberfläche macht‘s möglich. Nach der anschließenden buchhalterischen Prüfung durch das Steuerbüro werden die Buchungsdaten automatisch aus dem Workflow in das Finanzbuchhaltungssystem Addison übernommen – die hierfür erforderliche Schnittstelle, wie für alle gängigen FiBu-Produkte, stellte Lorenz zur Verfügung.