EU DSGVO – gut vorbereitet in das neue Zeitalter des Datenschutzes

Sobald die EU-DGSVO am 25. Mai 2018 in Kraft tritt, beginnt für viele Unternehmen eine neue Ära. Denn die ab diesem Zeitpunkt wirksame Verordnung verpflichtet jedes Unternehmen, das Daten von EU-Bürgern erhebt und verarbeitet, zum DSGVO konformen Umgang mit diesen Daten. Viele Unternehmer sind sich der Tatsache noch nicht bewusst, dass auch Ihre Firmen von der neuen Verordnung betroffen sind. Die neue Datenschutzverordnung stärkt vor allem die Rechte des Verbrauchers, da die Datenerfassung ausschließlich nach einer aktiven Einwilligung möglich ist. Genauso können die Betroffenen jederzeit Ihre gegebene Einwilligung komplett oder teilweise widerrufen. Zusätzlich besteht ein Auskunftsrecht über die Art der erhobenen und gespeicherten Daten und die Speicherdauer. Ein wichtiges Thema ist das Format der gespeicherten Daten. Denn hier ist jedes Unternehmen, das Daten von EU-Bürgern erhebt und verarbeitet, verpflichtet, diese in einer zuverlässig sicheren und gleichzeitig portablen Form bereit zu halten. Um den Schutz der Daten Dritter sowie die Rechte der Personen, deren Daten erhoben werden, zu stärken, wurden für den Fall der Nichteinhaltung der Datenschutzgrundverordnung, oder einzelner Bestandteile daraus, die Bußgelder erhöht.

ADV-Verträge und TOM unverzichtbar

Durch die zum Teil sehr strikten Forderungen der neuen Datenschutzverordnung ist es für jedes Unternehmen unverzichtbar, sich durch umfangreiche Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV-Verträge) und durch technisch organisatorische Maßnahmen (TOM) seitens der Dienstleister abzusichern. Für unsere Serviceleistungen ist dies seit längerer Zeit selbstverständlich. Denn alle mit unseren Produkten verbundenen ADV-Verträge orientieren sich an den Vorgaben der EU-DSGVO. Auf diese Weise stellen wir die Einhaltung aller Regelungen sicher und bilden die Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. ADV-Verträge legen beispielsweise den Gegenstand der Verarbeitung sowie deren Dauer genauso detailliert fest wie die Pflichten des Auftrags Verarbeiters zur Sicherstellung technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM) zum Schutz der Daten. Im Detail bedeutet dies beispielsweise, dass wir im Sinne der Datenminimierung ausschließlich die für einen möglichst hohen Servicestandard erforderlichen Informationen erheben. Zugleich legen wir größten Wert auf die Datensicherheit durch maximale Anforderungen an die technisch-organisatorischen Maßnahmen. Denn unsere Datenverarbeitung und Datenspeicherung erfolgt nach dem Marktortprinzip ausschließlich in Deutschland.

Verantwortungsvoller Umgang mit Ihren Daten – für uns selbstverständlich

Wir legen seit vielen Jahren größten Wert auf den Datenschutz aller erhobenen Informationen. Denn trotz des Prinzips der Datenminimierung benötigen wir zur Erfüllung unserer vertraglichen Vereinbarungen zu unseren Druck- und Kopiersystemen von unseren Kunden unterschiedlichste Daten. Dies gilt ebenfalls für Dokumentenmanagementsysteme und Lösungen zur Scanoptimierung. Gründe, warum für uns Datenschutz so wichtig ist. Um diesen zuverlässig gewährleisten zu können, schließen wir auch weiterhin alle Verträge ausschließlich nach den strengen Kriterien der Datenschutzgrundverordnung ab und nutzen das Know-how eines externen Datenschutzbeauftragten.