Elektronischer Rechnungsaustausch mit ZUGFeRD

Digitale Rechnungsbearbeitung als wichtiger Schritt der Prozessoptimierung

Die digitale Transformation der Unternehmen schreitet kontinuierlich voran und innovative Softwarelösungen und neue Formate begleiten diesen Prozess. Ein Thema mit hoher Priorität ist für viele Unternehmen immer noch die Prozessoptimierung bei der effizienten und sicheren digitalen Rechnungsverarbeitung mit allen damit verbundenen Komponenten. Die Lösung ist ZUGFeRD, das Format für den elektronischen Rechnungsaustausch kombiniert mit intelligenten Softwarelösungen.

ZUGFeRD – das Format für Unternehmen und die öffentliche Verwaltung

Spricht jemand von ZUGFeRD, meint er entweder die Spezifikation „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ oder das gleichnamige Format für elektronische Rechnungen. Dieses spezielle Format, das vom Forum für elektronische Rechnungen Deutschland (FeRD) allen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung angeboten wird, optimiert den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen einzelnen Unternehmen respektive zwischen Unternehmen und öffentlicher Verwaltung.

Dabei ist der Einsatz des Formats unabhängig von der Größe des Unternehmens oder der Anzahl versandter oder erhaltener Rechnungen. Es hat nur ein Ziel: Die vor und hinter dem Versand liegenden Prozesse zuverlässig abzusichern, zu optimieren und eine revisionssichere Archivierung zu gewährleisten.

ZUGFeRD vereinfacht Prozesse

Das 2011 verabschiedete Steuervereinfachungsgesetz sorgte im Rahmen einer Änderung des § 14 des Umsatzsteuergesetzes für die rechtliche Gleichstellung von elektronisch übermittelten Rechnungen und Papierrechnungen. Dieser Erlass trägt seither maßgeblich zur Optimierung der digitalen Rechnungsbearbeitung bei, da er die Freigabe des unkomplizierten elektronischen Rechnungsversands bedeutete.

Die digitalen Prozesse innerhalb einer IT-Landschaft erlauben den E-Mail Versand von Rechnungen und deren unmittelbare Einpflege in das vorhandene System. Um diese Prozesse nachhaltig zu vereinfachen, setzen sie jedoch zwei Dinge voraus: Ein einheitlich strukturiertes Dateiformat für den Rechnungsbeleg und eine Dokumentenmanagement-Software, die dieses Format unterstützt. Das ZUGFeRD-Format ist die Antwort auf eine dieser Anforderungen; innovative Softwarelösungen bieten die Lösung für den Schritt unmittelbar vor und nach dem elektronischen Rechnungsaustausch.

Das ZUGFeRD-Konzept und seine Vorteile

Eine ZUGFeRD-Rechnung setzt sich aus zwei wesentlichen Komponenten zusammen. Dies sind die visuelle Rechnungsdarstellung im PDF/A-3-Format und für das menschliche Auge verborgene maschinenlesbare Daten im XML-Format, die automatisch generiert und mitgeliefert werden.

Um diese Daten auslesen zu können, muss die Dokumentenmanagement-Software das Format ZUGFeRD unterstützen. Ist dies der Fall, bedeutet dies für Sie die effiziente und durchgängig digitale Rechnungsbearbeitung vom Ein- oder Ausgang und eine abschließende revisionssichere Archivierung. Zusätzlich zur Entlastung der Mitarbeiter der verschiedenen Abteilungen zieht der digitale Prozess eine nachweislich pünktlichere Zahlung der Eingangsrechnungen nach sich.

Fragen Sie uns – aufgrund unserer langjährigen Erfahrung in der branchenunabhängigen Digitalisierung und Optimierung von Prozessen liefern wir Ihnen die für Ihr Unternehmen ideale Lösung.

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  1. […] Schritt um die individuellen Vorteile für sich nutzen zu können. Oftmals wirken Themen wie GoBD, ZUGFeRD oder DMS auf den ersten Blick abschreckend und verleiten dazu sich erstmal nicht damit […]

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